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沧州市行政审批局关于印发《沧州市行政审批局行政许可案卷标准及档案管理办法》的通知
发布时间:2018-02-05 10:46:49

 

 

沧州市行政审批局

沧审批字〔20185

 

 

 沧州市行政审批局

关于印发《沧州市行政审批局行政许可

案卷标准及档案管理办法》的通知

 

  各科(部)室、机关党委:

为规范行政审批行为,及时记录行政许可审批全过程,推动工作制度化、规范化运行,《沧州市行政审批局行政许可案卷标准及档案管理办法》,后附《沧州市行政审批局行政许可案卷卷宗样本》已经局长办公会研究通过,现印发给你们,请认真学习并贯彻落实。

 

                          

                      沧州市行政审批局

                        2018年1月31日

 

 

沧州市行政审批局

行政许可案卷标准及档案管理办法

 

、 为了规范行政许可行为,根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规规定,结合行政审批局工作实际,制定本标准及办法。

二、 我科室实施行政许可均适用本办法。上级主管部门对本系统实施行政许可程序及文书另有规定的,可以按照其规定执行。

三、 本办法分为基础标准文书规范标准和档案管理三部分:

   基础标准是判定行政许可案卷是否合格的基本标准,包括行政许可主体、内容、程序是否合法等。凡有一项不合法的即为不合格案卷。

   文书规范标准是判定卷内文书的基本要素是否齐备、规范的标准。    

  档案管理包括整理、归集、借阅与查阅、鉴定和销毁、保管和防护五部分内容。

四、 基础标准

   (一)主体合法

   1. 实施的行政许可在法定职权或委托范围内。 

2委托其他行政机关实施行政许可,必须具有法律、法规或规章依据。

3受委托的行政许可必须以委托行政机关的名义实施。

   (二)内容合法

   1.行政许可事项需经沧州市人民政府确认并向社会公布。

   2.受理、审查和作出行政许可决定应当适用合法、准确的法律依据。

3不予受理行政许可申请和不予行政许可应当书面说明理由,并告知申请人享有依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利。

   4.存在行使自由裁量权情形的,应当充分阐明理由。

   (三)程序合法

   1.实施行政许可,应当按照受理、审查、决定和送达的步骤进行。

   2.应当依法将有关行政许可的事项、依据、条件、数量、程序、期限以及需要提交的全部材料的目录和申请书示范文本等在办公场所公示。

   3.需要对申请材料的实质内容进行核实的,应当指派两名以上具有行政执法资格的工作人员进行核查。

   4.作出行政许可决定前依法需要听证、检验、检测、检疫、鉴定、专家评审等,应当告知申请人、利害关系人,然后依法履行相应的程序,作出是否予以许可决定。

   5.有数量限制的行政许可,多人申请的,应当按照受理申请的顺序作出准予许可的决定,法律、行政法规另有规定的除外。

   6.法律文书、行政许可证件应当在法定期限内颁发、送达,并有送达回证。

   7.除法律、行政法规另有规定之外,实施行政许可不得收取费用,法定收费应附收款凭证。

   8.归档卷宗应当包括下列文书及资料:

   (1)卷宗封面;

   (2)卷宗目录;

  (3)申请人提交的申请材料原件;

  (4)受理过程中形成的各类文书原件,包括材料接收证明、补正通知书、受理(不予受理)通知书等;

  (5)受理行政许可后,办理过程中形成的各类文书原件,包括各类现场检查报告、检验检测报告、内部审批文书等;

  (6)行政许可听证相关材料;

  (7)重大行政许可决定集体讨论材料、法制审核材;

  (8)行政许可公示材料;

  (9)行政许可决定书;

  (10)许可证正本、副本或许可批件的复印件;

  (11)各类行政许可文书的送达证明;

  (12)行政许可收费证明;

  (13)其它应归档的文件资料。

五、 文书规范标准

   (一)非当场作出的行政许可

1. 申请与受理阶段

   (1)申请

   ①有当事人基本情况记载,包括单位营业执照或名称预先核准书,个人身份证复印件;有委托代理人的,附具委托书、代理人基本情况;

   ②申请书格式文本没有与申请许可事项无关的内容。

   (2)受理

   ①有行政许可申请材料书面收件清单及收件日期,并有收件承办人和申请人或其代理人签字确认;

   ②需与原件核对一致的复印件,加盖“与原件核对无误”的印章或签字

   ③符合法定受理条件的,在法定期限或承诺期限内予以受理并出具受理文书;

   ④受理文书包含申请人名称、申请事项、予以受理依据和受理决定,由收件承办人和申请人或其代理人签字确认并加盖印章、注明日期;

   ⑤申请材料不齐全或需要补正的,补正通知书明确需要补正材料,并加盖印章、注明日期;

   ⑥不符合法定受理条件不予受理的,出具不予受理文书,文书中载明不予受理的理由和依据并加盖印章、注明日期。

2. 审查阶段

   (1)核查笔录

   ①核查或者询问对象的基本情况,核查的时间、地点及内容;

   ②执法人员(不少于2人)出示证件、表明身份的记载,记明证件号码及签名;

   ③核查或者询问的内容与行政许可申请相关;

   ④当事人盖章或签字认可修改部分应由当事人签字、加盖印章或手印

   (2)利害关系人告知

   ①被告知人的名称、告知的事项内容及依法享有的权利;

   ②载明初步审查意见和相关法律依据;

   ③告知书加盖印章、被告知人签名(印章)并注明日期;

   ④公示告知的,有公示文书复印件和张贴记录。

   (3)检验、检测、检疫、鉴定、专家评审

   ①案由、时间、地点、被检人或被检物基本情况;

   ②所依据的标准和技术规范;

   ③需要抽样的,有抽样清单并标明抽样物品数量、规格、抽样方法等内容,并由被抽样人签字认可;

   ④明确的结果;

   ⑤申请人的意见、签字及日期;

   ⑥检验、检测、检疫、鉴定和专家评审内容与行政许可申请直接相关。

   (4)委托社会中介组织

   ①委托人、被委托人记载准确、委托事项明确;   

  ②附具社会中介组织检验、检测、检疫、鉴定和专家评审结果报告。

   (5)听证笔录

   ①载明许可申请人、许可机关及事由;

   ②听证参加人的姓名或者名称、法定代理人及其委托代理人;

   ③举行听证的时间、地点和方式;

   ④审查行政许可申请的工作人员的审查意见及证据、理由;

   ⑤申请人、利害关系人陈述、申辨和质证的内容;

   ⑥听证笔录经申请人、参加人、审查行政许可申请的工作人员、听证主持人确认无误后签名或盖章;

   ⑦申请人、利害关系人拒绝签名或者盖章的,由听证主持人在听证笔录上记明情况;

   ⑧其他需要载明的事项。

3. 决定阶段

   (1)期限

   ①实施行政许可符合法定的期限;

   ②延期的理由和延长的期限;

   ③延期有机关负责人或者本级人民政府负责人(联合审批)批准的记载;

   ④延期通知书加盖印章并注明日期。

   (2)决定

   ①申请人基本情况;

   ②申请行政许可的事项和受理时间;

   ③审查情况;

   ④准予许可或不予许可的依据或理由;

   ⑤准予许可或不予许可的明确表示;

   ⑥承办人、审核人、审批人意见、签名和日期;

   ⑦机关名称和印章日期;

   ⑧正确告知当事人如对不予行政许可决定不服,可以申请行政复议或提起行政诉讼的途径和期限。

4. 送达阶段

   (1)期限

   作出行政许可决定后,在法定时间内向申请人颁发送达许可证件或者加贴标签、加盖检验、检测、检疫印章等。

   (2)送达(送达回证)

   ①文书(行政许可证件)名称及文号(编号);

   ②受送达人、送达人(采用留置、委托、邮寄、公告送达等方式的,有相关的记载材料);

   ③送达的时间、地点、方式;

   ④收件人签名(受送达人拒收的,应当由见证人和2名以上执法人员签名并说明事由);

   ⑤机关印章;

   注:申请人在行政审批服务中心窗口领取办件的登记符合上述要求,视为送达文书。

5. 案卷归档

   (1)一案一卷(根据情况需要分正副卷的除外);

   (2)使用统一规范的卷宗封面;

   (3)卷内文字使用黑色钢笔、黑色中性签字笔书写,当事人提供的材料使用其他笔书写的,附有复印件;

  (4)卷内目录和备考表填写规范;

  (5)卷内材料排列有序(文书按照办理程序的客观进程所形成的自然顺序、兼顾文书材料之间的内在联系进行排列),装订整齐;

   (6)卷内材料有规范的页号,许可材料经系统排列后,要逐面编号,页号统一使用阿拉伯数字,编在有文字正面的右上角、背面的左上角(单面书写的文件在右上角;双面书写的文件,正面在右上角,背面在左上角),其中卷宗封面、卷内目录、卷底等不编号;

   (7)不能随文书装订立卷的证据,放入证据袋中,随卷归档,证据袋上应注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容;不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据,需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容;

   (8)卷内无金属物;

   (9)纸张无破损、规格统一;

   (10)破损的文书修补或复制,文书过小的衬纸粘贴,过大的折叠整齐,以A4大小为标准

  (11)案卷中不得涂改,如确需涂改,必须在涂改处签字或盖章加捺手印,并标注涂改的原因及时间;

  (12)案卷保存期限,上级业务主管部门有规定的,从其规定;没有规定的,按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的有关规定分为永久、30年和10年三类

   (二)当场作出的行政许可

   1.行政许可文书有预定格式、编有号码;

   2.有行政许可申请人基本情况、包括单位名称和法定代表人姓名、地址或者个人姓名、住址、身份证号码等;

   3.有许可材料收件清单、申请人、代理人和承办人的签字确认;

   4.有审查人员明确的审查意见和签名;

   5.作出决定的理由和明确的法律依据;

   6.有准予许可或不予许可的明确表示;

   7.正确告知当事人如对不予行政许可决定不服,可以申请行政复议或者提出行政诉讼的途径和期限;

   8.机关名称、印章和明确的日期;

   9.有许可申请人签收记录。法定收费附收款凭证。

六、 档案管理

  (一)档案的整理

1、 各科室应根据行政审批卷宗整理要求,整理好本科室审批档案,并装订成册。

2、 档案整理实行终身负责制,由各科室对档案内容负责。

3、 档案移交前应在档案装订线处粘贴封条,并在封条头尾两处加盖所属科室整理人员印章。

  (二)档案的归集

1、 各科室应随时向档案室移送档案,在移送档案时,应填写《档案移送记录表》,纸质版和电子版各一份。对于符合要求的档案,由送卷人和档案管理人员在《档案移送记录表》中签字确认,完成档案的移送。

2、 归档后的档案,应在档案封面右上角盖“归档”章。同时,根据类别、年度、保管期限登记档案目录和检索卡片。

  (三)档案的借阅与查阅

1、 本单位工作人员因工作需要借阅档案,应由所在科室负责人同意,并在档案室填写《档案内部借阅登记表》,借出的档案应按规定期限归还。

2、 外单位人员查阅档案,应持介绍信或相关证明及身份证,经局分管领导或办公室主任批准后(相关科室人员承担前期沟通或陪同责任),办理查阅手续,在档案室填写《档案外部查阅登记表》,如需复印,还应登记复印的内容及用途。涉及国家机密的档案,按相关保密制度执行。

3、 档案利用人对借出、查阅的档案,不得拆封、抽取材料、涂改、勾画、污损,如出现以上情况,由档案利用人负责。

4、 非档案管理人员原则上不准进入档案室。

5、 档案管理人员必须严格遵守纪律,保守国家机密,不得擅自扩大利用范围,不得泄露档案内容。

  (四)档案的鉴定和销毁

  档案管理人员应定期对档案进行鉴定,对已到保管期限的档案资料认真分析鉴定,对已失去保存价值的档案提出销毁意见,并与主管领导及相关科室核实后,编制销毁清册,按程序进行销毁。

  (五)档案的保管和防护

1、 档案管理科室每年或每半年应对档案进行检查、清点,发现案卷丢失、损坏、褪变等情况要及时报告主管领导,并采取相应的抢救措施,及时解决,以确保档案的完整与安全。

2、 外借档案要及时催还,以防丢失。

、 本办法解释权归沧州市行政审批局所有,自公布之日起施行。

    

  附件:沧州市行政审批局行政许可案卷卷宗样本

 

 

                               

 

 

 

 

 

 

 

  附件:

 

  沧州市行政审批局行政许可案卷

  卷宗样本

 

一、 行政许可案卷目录

二、 行政许可申请书

三、 行政许可申请材料补正告知书

四、 行政许可申请受理通知书

五、 行政许可不予受理通知书

六、 行政许可文书送达回证

七、 核查笔录

八、 询问笔录

九、 行政许可利害关系人告知书

十、 陈述、申辩笔录

十一、 行政许可特别程序告知书

十二、 行政许可文书送达回证

十三、 行政许可特别程序审查情况表

十四、 行政许可延期审批表

十五、 行政许可延期通知书

十六、 行政许可听证告知书

十七、 行政许可听证公告

十八、 举行行政许可听证通知书

十九、 行政许可听证笔录

二十、 行政许可决定法制审核意见表

二十一、 行政许可决定审批表

二十二、 行政许可文书送达回证

二十三、 准予行政许可决定书

二十四、 不予行政许可决定书

二十五、 准予变更行政许可决定书

二十六、 不予变更行政许可决定书

二十七、 准予延续行政许可决定书

二十八、 不与延续行政许可决定书

二十九、 卷(盒)内备考表

 

 

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